تنمية مهارة أدارة الوقت

إدارة الوقت عبارة عن عملية تنظيمية أو تخطيطية يتم خلالها تقسيم وقتك بين مجموعة من النشاطات المحددة، إدارة الوقت الجيدة تجعلك أكثر ذكاء في حياتك العملية، لتصبح قادراً على إنجاز المهام الموكلة إليك أو تلك التي أوكلتها لنفسك في وقت زمني أقل، حتى وإن كان الوقت قصيراً والضغط متنامياً، والفشل في إدارة الوقت يؤثر سلباً على العملي، ويتسبب بحالات من التوتر.

1-تفويض المهام
من الشائع أن نحاول إنجاز مهام تفوق قدراتنا في بعض الأحيان، وهذا يؤدي إلى التعرض للإجهاد والإرهاق، وهنا تبرز أهمية تفويض المهام من أجل إدارة الوقت بشكل أفضل.
من أجل إدارة وقتك بطريقة فعالة، لا تتردد أبداً في تفويض العمل للآخرين ضمن نطاق عملك وصلاحياتك، لأن التفويض من المهارات الرئيسية في فنون الإدارة، ولا يعتبر على الإطلاق تهرباً من المسؤولية.

2- تحديد أولويات العمل
قبل بداية اليوم، قم بإعداد لائحة بالأمور التي تتطلب اهتمامك الفوري، لأن المهام غير الضرورية تستنزف الكثير من وقتك، وبعض المهام المستعجلة سيتوجب إنجازها في اليوم ذاته، في وقت يمكن فيه إنجاز مهام أخرى في اليوم التالي.
ستجد إدارة الوقت أكثر يسراً من خلال تحديد أولوياتك ووضع لائحة بالمهام الضرورية، وهو ما يساعدك على إنجاز ما هو ضروري أكثر من غيره.

3- جدولة المهام
من أجل الخروج بنتائج أفضل في إدارة الوقت، احمل معك دائماً دفتر ملاحظات أو استخدم تطبيقات تخطيط اليوم على هاتفك المحمول، وقم بتدوين كل المهام التي تخطر في بالك،
قبل بدء يومك، قم بإعداد لائحة المهام التي يتوجب تنفيذها، ورتبها حسب الأولوية وركز على الأساسية منها، وللخروج بنتائج أفضل قم بتقسيم المهام إلى 3 أقسام هي: مهام العمل، مهام منزلية، مهام شخصية.

4- تحديد مواعيد نهائية
عندما يكون لديك مهمة في متناول اليد، حدد لها موعداً نهائياً منطقياً والتزم به، وتأكد أن يتحدد هذا الموعد النهائي قبل أيام من إنجاز المهمة.
إدارة الوقت بهذه الطريقة يعتبر تحدياً ممتعاً، كافئ نفسك على عملك الجاد من إنجاز العمل بالموعد المحدد!.

5- تجنب المماطلة
المماطلة من أهم السلبيات التي تؤثر على الإنتاجية، وهي تؤدي إلى إضاعة الوقت والطاقة، ما قد يتسبب بمشاكل كبيرة في حياتك المهنية والشخصية.
تجنب التسويف والمماطلة بأي ثمن، وارفع من نسبة تركيزك خلال تنفيذ المهام، كي تتمكن من إنجازها في الوقت المحدد دون تأخير،

6- التعامل بحكمة مع الإجهاد
إدارة الوقت مهمة للغاية في التعامل مع الإجهاد الناتج عن قبول مهمات تفوق قدراتنا أحياناً، خصوصاً عند الشعور بالتعب الجسدي الذي يؤثر على الإنتاجية.
يمكنك التغلب على هذه الناحية من خلال فترات راحة قصيرة لإنعاش جسدك المنهك، والأهم هو تفويض المهام لزملائك الأصغر سناً أو الأقل مكانة في موقع العمل والذين يقعون ضمن نطاق صلاحياتك، من أجل تقليل الأعباء الجسدية والذهنية لديك.

7- تجنب تعدد المهام
يشعر كثيرون بأن القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد وسيلة فعالة لإنجاز الأمور، لكن الحقيقة تقول أن الأداء يتحسن عند التركيز على شيء واحد، فتعدد المهام يعرقل الإنتاجية ويجب تجنبه لتحسين تقنيات إدارة الوقت.
جدولة المهام تساعد على تقليل اللجوء إلى تنفيذها آن واحد، وهذه الطريقة تساعد أيضاً على رفع منسوب الجودة.

8- بدء يومك مبكراً
لدى الأشخاص الناجحين قاسم مشترك دائماً، وهو أنهم يبدؤون يومهم في وقت مبكر، الأمر الذي يتيح لهم تخطيط اليوم بشكل ملائم، ولهذا السبب يستيقظون في وقت مبكر جداً.
عندما تستيقظ مبكراً، تكون أكثر هدوءً وتركيزاً وإبداعاً، ومع تقدم اليوم، تنخفض مستويات الطاقة لديك، الأمر الذي يؤثر على مستويات الإنتاج.

9- فترات راحة منتظمة
كلما تشعر بالتعب والإجهاد، خذ استراحة تتراوح مدتها من 10 إلى 15 دقيقة، لأن الكثير من التوتر والإجهاد له تأثير سلبي على صحتك الجسدية والذهنية، وكذلك مستوياتك إنتاجك.
جدولة أوقات الراحة من أهم طرق إدارة الوقت، وهو ما يساعدك على الاسترخاء والعودة إلى العمل لاحقاً بطاقة متجددة.
وخلال هذه الفترات، يمكنك المشي أو الاستماع لبعض الموسيقى، أو القيام بتمارين بدنية، لكن أفضل طريقة لاستثمار هذه الفترات هي التواصل مع أصدقائك أو أفراد عائلتك.

10- تعلم الرفض
ليس محبذاً رفض تولي المهمات ضمن بيئة العمل، لكن القيام بذلك بطريقة مهذبة عند شعورك بأنها ستشكل حملًا إضافيًا على جدولك الثقيل فعلياً، قد يجنبك من إحراج عدم إنجاز عملك في الوقت المحدد.
ألقي نظرة على جدول أعمالك قبل الرد على طلب المهمة، فإذا وجدت أنه يستحيل تقريباً إنجازها في الوقت المطلوب، لا تتردد في الرفض بلباقة .

أخصائي نفسي

الولاء مكي